Make, Zapier или n8n: что выбрать для автоматизации в компании

У Вас есть форма на сайте, программа для выставления счетов и почтовый ящик, в который ежедневно приходит несколько десятков писем. Часть этой работы можно выполнять без человека, но тут же возникает вопрос, на чём это строить. Чаще всего звучат три названия: Make, Zapier и n8n.

В этой статье я сравниваю их на трёх типичных автоматизациях небольшой компании. Вы получите таблицу того, сколько расчётных единиц каждая автоматизация расходует при 1000 и 10 000 запусков, а также простой выбор в трёх типичных ситуациях. Конкретных цен я не привожу намеренно: прайс-листы часто меняются, поэтому вместо них Вы получите формулу, которую подставите в актуальный прайс-лист.

Три автоматизации, на которых я сравниваю инструменты

Инструменты обычно сравнивают по списку функций. Меня интересует, сколько стоит и как работает конкретная задача. Поэтому беру три автоматизации, которые чаще всего повторяются в небольших компаниях:

1. Форма → CRM → SMS. Клиент заполняет форму, данные попадают в таблицу или CRM, а клиент получает SMS с подтверждением. Уведомление для менеджера по продажам было бы следующим шагом, в таблице я его не учитываю.
2. Счёт → бухгалтерия. Счёт на расходы приходит по почте в PDF, автоматизация скачивает файл, считывает данные и отправляет их в бухгалтерскую программу или в папку для бухгалтера. С 2026 г. счета-фактуры от большинства польских фирм выставляются в KSeF (Krajowy System e-Faktur, национальная система электронных счетов-фактур Польши), поэтому данные из них обычно проще получать из KSeF через бухгалтерскую программу. Автоматизация с письмом и PDF пригодится тогда в основном для иностранных счетов и счетов от самых маленьких фирм, у которых обязанность использовать KSeF начинается с 1 января 2027 г.
3. Письмо → черновик ответа ИИ. В ящик приходит запрос о предложении, ИИ готовит черновик ответа на основе Вашего прайс-листа, а Вы только проверяете и отправляете.

Каждая из них состоит из нескольких шагов: триггера (что-то происходит) и действий (что-то делается). То, как инструмент считает эти шаги, влияет на счёт сильнее, чем цена самого тарифа.

Как каждый инструмент считает операции

Это важнейшее различие, и в прайс-листах его проще всего упустить. Я описываю его по прайс-листам и справочным страницам поставщиков (по состоянию на 20 октября 2026 г.). Перед покупкой проверьте их в актуальном прайс-листе, потому что поставщики меняют названия и лимиты.

• Zapier считает задачи (tasks). Задачей является каждый успешный шаг-действие. Триггер, фильтры, пути (Paths), Formatter и шаги, завершившиеся ошибкой, не считаются, а некоторые шаги с ИИ могут расходовать больше одной задачи. Простая автоматизация с двумя действиями расходует, таким образом, две задачи на запуск.
• Make считает кредиты (до 27 августа 2025 г. эта единица называлась операцией). Каждый модуль в сценарии, вместе с триггером, обычно расходует один кредит на запуск. Роутер и фильтры кредитов не расходуют, а модули ИИ, использующие Make AI Provider, могут расходовать больше, в зависимости от числа токенов. Сценарий из трёх модулей — это три кредита на запуск.
• n8n в облачной версии считает выполнения (executions): один запуск потока — это одно выполнение, независимо от числа шагов. Бесплатная версия Community на собственном сервере не имеет лимита выполнений, Вы платите за сервер. Лимит выполнений есть у платного тарифа Business, хотя он тоже работает на собственном сервере.

Вывод: чем больше шагов у автоматизации, тем выгоднее n8n. Чем проще автоматизация и чем реже она запускается, тем меньше эта разница.

Таблица: сколько единиц Вы израсходуете при 1000 и 10 000 запусков

Я принимаю такие допущения о числе шагов. Это пример, в Вашей схеме их может быть больше или меньше:

• автоматизация 1: триггер (форма), запись в CRM, отправка SMS (3 шага),
• автоматизация 2: триггер (письмо со счётом), скачивание вложения, считывание данных, запись в бухгалтерии (4 шага),
• автоматизация 3: триггер (письмо), запрос к ИИ, сохранение черновика в ящике (3 шага).

Ниже приведено число расчётных единиц по правилам из предыдущего раздела:

Как посчитать из этого стоимость? Возьмите актуальный прайс-лист выбранного инструмента, найдите тариф, вмещающий Ваше число единиц, и добавьте цену. Для ориентира, по прайс-листам на 20 октября 2026 г.: бесплатный тариф Zapier даёт 100 задач в месяц, бесплатный тариф Make — 1000 кредитов, а самый дешёвый платный тариф n8n Cloud (Starter) — 2500 выполнений. Например, при пуле в 1000 единиц в месяц автоматизация «форма → CRM → SMS» в нём поместится: примерно 500 раз в Zapier, примерно 333 раза в Make и 1000 раз в n8n.

Самая частая ошибка — сравнивать тарифы по названию «1000 операций» в каждом инструменте. Это не одна и та же единица, а значит, не одинаковый объём работы.

Таблица исходит из того, что каждый запуск относится к одной заявке или одному письму, а триггер реагирует сразу (например, через webhook). В Make триггер, который по расписанию проверяет ящик, расходует кредит при каждой проверке, даже если не находит нового письма. Проверка каждые 15 минут — это около 2900 кредитов в месяц ещё до того, как автоматизация что-либо сделает. Zapier за такую проверку задачи не считает. Шаг с ИИ в автоматизации 3 может, в свою очередь, стоить в Zapier и Make больше одной единицы, в зависимости от того, как Вы подключите модель.

Данные клиентов и GDPR (RODO): где это работает

Каждая из этих автоматизаций пропускает через себя персональные данные: имя, телефон, текст письма, данные из счёта. Для Вас как администратора данных это означает, что Вы должны знать, где данные обрабатываются и есть ли у Вас договор о поручении обработки данных с поставщиком инструмента. Я описываю ситуацию на 21 октября 2026 г. по документам поставщиков. Это не юридическая консультация, поэтому при сомнениях обсудите договор о поручении обработки данных с юристом или инспектором по защите данных.

• Make позволяет выбрать регион центра данных: ЕС или США. Его выбирают при создании организации, и, согласно справке Make, позднее изменить его нельзя, поэтому для данных клиентов сразу выбирайте ЕС. Даже в регионе ЕС часть функций ИИ (например, ассистент Maia и модели OpenAI в Make AI Provider) обрабатывается в США. Договор о поручении обработки данных (Data processing agreement) Make предоставляет вместе с условиями использования.
• Zapier по своей странице о конфиденциальности хранит данные, в том числе персональные данные Ваших клиентов, на серверах AWS в США и не предлагает хранения данных исключительно в ЕС. Передачу данных в США он основывает на сертификации EU-US Data Privacy Framework, а его договор о поручении обработки данных (DPA) содержит стандартные договорные положения. Zapier не подписывает договоры о поручении обработки данных, подготовленные клиентами.
• n8n в облаке, согласно прайс-листу n8n, хранит данные в ЕС, на серверах во Франкфурте. Его также можно поднять на собственном сервере в ЕС, например на VPS в Польше, Германии или Финляндии. Тогда история выполнений и данные для входа в сервисы остаются на Вашем сервере, хотя сама автоматизация всё равно передаёт данные дальше, например в CRM, SMS-шлюз или поставщику ИИ. Это хороший путь, когда автоматизация обрабатывает много персональных данных или клиент требует хостинга в ЕС.

Есть ещё один момент: если в автоматизации есть ИИ, текст письма попадает к поставщику модели. О выборе поставщика и договоре о поручении обработки данных я пишу в статье ChatGPT или Gemini для компании. Данные клиентов я храню у себя в ЕС также в рамках услуги Данные клиентов в ЕС, когда этого требует проект.

Собственный сервер n8n: лицензия и скрытые расходы

n8n на собственном сервере звучит как бесплатная автоматизация без лимитов. На практике это полуправда, поэтому проверьте две вещи.

Лицензия. Версия n8n для собственного сервера (Community Edition) бесплатна, но работает на собственной лицензии n8n (Sustainable Use License), а не на классической лицензии open source. Согласно FAQ по лицензии, её можно использовать в собственной компании для собственных процессов, а также за плату создавать и поддерживать потоки для клиентов, если клиенты сами не создают и не редактируют их на Вашем экземпляре. Без отдельного договора с n8n нельзя, однако, предоставлять n8n как услугу, в которой клиенты строят собственные потоки, и пользоваться функциями Enterprise, требующими лицензионного ключа. Перед внедрением прочитайте актуальный текст лицензии, особенно если Вы строите автоматизации и для своих клиентов.

Расходы вне цены тарифа. Сервер стоит несколько десятков злотых в месяц, но кто-то должен:

• обновлять n8n и систему,
• делать резервные копии потоков и данных,
• защищать доступ (пароль, HTTPS, ограничение адресов),
• реагировать, когда автоматизация перестаёт работать.

Если у Вас в компании нет такого человека, учтите в расчёте это время или внешнюю поддержку.

Что выбрать: 3 ситуации

Ситуация 1: несколько простых автоматизаций и нет айтишника

У Вас форма, таблица и подтверждение по почте. Запусков несколько сотен в месяц, а данные — в основном имя и телефон. Выберите Zapier или Make в готовом облачном тарифе. Вы настроите автоматизацию за один вечер, и ничего устанавливать не нужно. Zapier обычно проще на старте, Make даёт больше возможностей при разветвлённых сценариях.

Ситуация 2: много шагов, много запусков

Автоматизация для счетов состоит из четырёх-пяти шагов и получает тысячи документов. В Zapier и Make каждый шаг — это расчётная единица, поэтому счёт растёт быстро. Здесь выгоден n8n, в облаке или на собственном сервере, потому что один запуск — это одно выполнение независимо от числа шагов.

Ситуация 3: данные клиентов, требования GDPR и ИИ

Автоматизация читает письма клиентов, отправляет текст в модель ИИ и сохраняет черновик. Персональные данные проходят через несколько систем. Здесь лучше всего n8n на сервере в ЕС, с контролем над тем, что и куда Вы отправляете. При таких внедрениях стоит принять правило: ИИ готовит черновик, а отправляет человек.

Что не стоит автоматизировать и какие ошибки совершают компании

Автоматизация не всегда имеет смысл. Прежде чем что-либо строить, проверьте следующее:

• Процесс, который Вы не умеете описать. Если люди в компании делают это четырьмя разными способами, сначала определите один.
• Задача, выполняемая три раза в месяц. Создание и контроль автоматизации займут больше времени, чем ручная работа.
• Отправка без контроля. Автоматизация может отправить неверную сумму, неверный срок или ответ на спам. Вначале оставьте одобрение человеком.
• Нет уведомления об ошибке. Автоматизация, которая молча перестала работать, хуже, чем отсутствие автоматизации. Настройте оповещение на адрес электронной почты.
• Нет документации. Запишите, что делает автоматизация, где хранятся пароли и кто за ней следит.

Если Ваша автоматизация должна отправлять SMS (подтверждения, напоминания, коды), SMS-шлюз я подключаю в услуге SMS API вместе с шаблонами сообщений. Для автоматизаций с ИИ в процессах компании, от расчётов стоимости до ведения диалогов, есть внедрение ИИ в компании.

Итог

Для нескольких простых автоматизаций выберите Zapier или Make в облаке, а при многих шагах, большом числе запусков и данных клиентов рассмотрите n8n, лучше всего на сервере в ЕС. Прежде чем что-либо покупать, посчитайте расчётные единицы по таблице и проверьте актуальный прайс-лист и лицензию.

Если Вы предпочитаете, чтобы я построил и протестировал такую автоматизацию, посмотрите автоматизацию процессов: один процесс я сделаю от 1 490 зл без НДС. Напишите мне, опишите, что Вы делаете сегодня вручную, и за 24 часа получите расчёт стоимости и предложение по инструменту.