Политика использования ИИ в компании: образец на 1 страницу

Сотрудник вставляет в ChatGPT письмо клиента, потому что хочет быстро написать ответ. В другой день загружает таблицу с ценами и маржой, чтобы её «упорядочить». Он делает это из добрых побуждений, но компания не знает, что ушло во внешний инструмент.

В этой статье Вы получите правила, которые умещаются на одной странице: что можно вставлять, чего нельзя, как говорить с командой, а также образец политики для копирования. Это не юридическая консультация, состояние описано на 28 октября 2026 г. При сомнениях проконсультируйтесь с юристом или инспектором по защите данных.

Зачем малой компании политика использования ИИ

Без правил каждый сотрудник решает сам. Один использует платный корпоративный аккаунт, другой бесплатный личный, третий плагин, о котором никто не слышал. Тогда трудно сказать, куда попали данные клиентов.

У документа три задачи:

• защищает данные клиентов, сотрудников и самой компании,
• даёт людям ясность, что они могут делать, не спрашивая,
• показывает клиентам и контрагентам, что Вы владеете темой, чего часть из них может требовать в договорах.

Политика не должна быть регламентом на 20 страниц. Одна страница, которую кто-то действительно прочтёт, работает лучше, чем толстая папка в ящике стола.

Что говорит закон: AI Act и GDPR (RODO)

Ст. 4 AI Act (регламент (ЕС) 2024/1689) касается компетенций в области ИИ. Она применяется с 2 февраля 2025 г. и охватывает не только поставщиков систем ИИ, но и субъектов, которые используют их в работе, то есть и небольшую компанию, где команда пишет коммерческие предложения в ChatGPT. Пакет Digital Omnibus (регламент (ЕС) 2026/1744, действует с 27 июля 2026 г.) смягчил эту норму: компания больше не обязана «обеспечить» определённый уровень знаний, но должна принимать меры для поддержки компетенций в области ИИ у своих сотрудников и других лиц, которые работают с ИИ от её имени. Это не требование «иметь политику», но обучение и ясные правила помогают его выполнить. Европейская комиссия в вопросах и ответах о компетенциях в области ИИ поясняет, что сертификат не нужен, а компания может вести внутренний учёт обучений.

Второй столп — GDPR (RODO). Персональные данные — это и имя с фамилией и адресом, и номер телефона, и e-mail, и содержание письма от конкретного человека. Вставка их во внешний инструмент является обработкой данных. Поэтому Вам нужны основание, цель и, как правило, договор поручения обработки данных с поставщиком. Рекомендации Вы найдёте на сайте польского органа по защите персональных данных uodo.gov.pl.

Третий элемент — коммерческая тайна: прайс-листы, маржа, договоры, код, планы. Закон о борьбе с недобросовестной конкуренцией (ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) защищает тайну предприятия только тогда, когда компания с должной заботливостью обеспечивает её конфиденциальность (ст. 11 п. 2). Письменные правила использования ИИ — одна из таких мер, а данные, которые уже вышли за пределы компании, обычно вернуть нельзя.

Бесплатный или корпоративный тариф: в чём разница

Главный вопрос: использует ли поставщик то, что Вы вставляете, для обучения моделей. Ответ зависит от тарифа и настроек, а поставщики их меняют. Поэтому проверьте актуальные условия на день, когда Вы вводите политику.

Общая схема такова:

Это обобщение, а не гарантия. Перед решением прочитайте условия выбранного инструмента. Сравнение подписок я описал в статье ChatGPT или Gemini для компании.

Что можно, а что нельзя: три цвета

Проще всего разделить данные на три группы. Сотрудник запомнит цвета быстрее, чем параграфы.

Зелёные: можно вставлять

• публичные тексты, например описания с сайта компании,
• общие вопросы («как написать предложение на монтаж окон»),
• собственные наброски текстов без данных клиентов,
• обезличенные данные, по которым нельзя узнать ни человека, ни компанию.

Жёлтые: только в корпоративном тарифе и после обезличивания

• внутренние процедуры и инструкции,
• фрагменты договоров с удалёнными названиями сторон,
• анонимные сводки продаж,
• содержание писем после замены данных обозначениями вроде «Клиент А».

Красные: не вставляем никогда

• персональные данные клиентов и сотрудников (имя и фамилия, адрес, телефон, PESEL (польский личный идентификационный номер), e-mail),
• данные о здоровье и другие особые категории данных,
• пароли, API-ключи, доступы к системам,
• оптовые прайс-листы, маржа, договоры с контрагентами, подпадающие под конфиденциальность,
• код и документация, которые нельзя раскрывать,
• данные карт, номера счетов.

Тест из одного вопроса: было бы мне нормально, если бы то, что я вставляю, оказалось на экране у конкурента или клиента? Если нет, не вставляю.

Как обезличить текст за 2 минуты

Большинство задач можно выполнить без настоящих данных. Замените их обозначениями:

1. Имена и фамилии на «Клиент А», «Клиентка Б».
2. Названия компаний на «Компания Х».
3. Адреса, телефоны и e-mail удалите полностью.
4. Суммы округлите или замените примерными.
5. Прочитайте текст ещё раз, ища детали, по которым можно кого-то узнать (редкая должность, нетипичный проект).

Только после этого вставляйте подготовленный текст в инструмент. Ответ дополните настоящими данными уже вне его.

Остальные правила: проверяем, маркируем, спрашиваем

Политика ИИ — это не только входные данные. Допишите несколько правил о том, что получается на выходе:

• Человек проверяет результат. ИИ ошибается уверенным тоном: выдумывает числа, нормы и названия компаний. Ничего не уходит клиенту без прочтения.
• Не указываем ИИ как источник фактов. Цены, сроки и юридические требования проверяем в официальных источниках.
• Маркируем там, где нужно. С 2 августа 2026 г. ст. 50 AI Act требует, чтобы чат-бот на сайте сообщал, что он ИИ, а часть контента от ИИ, например дипфейки, нужно маркировать. Подробности в статье о чат-боте с ИИ и AI Act.
• Каждый знает, к кому обращаться. Назначьте одного человека, который решает сомнения.
• О промахах сообщаем без наказания за честность. Если кто-то вставил то, чего не следовало, он должен сказать об этом сразу.

Образец политики ИИ на 1 страницу

Ниже набросок для копирования. Подстройте названия инструментов и контактное лицо.

Политика использования ИИ в компании [название] Действует с [дата]. Ответственный за правила: [имя и фамилия, контакт].

1. Разрешённые инструменты: [например, ChatGPT Business на корпоративных аккаунтах]. Другие ИИ-инструменты для работы без согласия не используем.
2. Аккаунты: для работы используем только корпоративные аккаунты, не личные.
3. Зелёные данные (публичные, общие вопросы) вставлять можно.
4. Жёлтые данные (процедуры, обезличенные тексты) вставляем после удаления персональных данных и названий.
5. Красные данные не вставляем никогда: персональные данные, данные о здоровье, пароли, ключи, договоры и прайс-листы, подпадающие под конфиденциальность.
6. Проверяем результат. Ничего от ИИ не уходит клиенту без прочтения человеком.
7. Маркируем контент и чат-ботов с ИИ там, где этого требует закон.
8. Сомнения и промахи сообщаем сразу [лицо]. Никого не наказывают за честное сообщение.
9. Пересмотр правил проводим каждые 6 месяцев и после смены инструментов.

Как внедрить политику за неделю

1. День 1: составьте список ИИ-инструментов, которыми команда уже пользуется. Спросите прямо, без оценок.
2. День 2: проверьте настройки конфиденциальности и условия выбранных инструментов, в том числе опцию обучения на данных.
3. День 3: выберите разрешённые инструменты и заведите корпоративные аккаунты.
4. День 4: подгоните приведённый выше образец под свою компанию.
5. День 5: проведите 30-минутную встречу с примерами из Вашей работы и запишите, кто в ней участвовал. Такой список помогает подтвердить заботу о компетенциях команды.

Если хотите пойти дальше, я помогаю с внедрением ИИ в компании, а персональные данные Ваших клиентов могу перенести в отдельную базу на сервере в Польше или ЕС.

Итог

Политика использования ИИ не обязана быть длинной. Достаточно списка разрешённых инструментов, деления данных на зелёные, жёлтые и красные и человека, к которому можно обратиться с вопросом. Образец выше можно внедрить за неделю.

Если хотите, чтобы я проанализировал, где ИИ действительно поможет в Вашей компании, или адаптировал чат и материалы к требованиям AI Act, напишите мне. Отвечаю в течение 24 часов, а новые клиенты получают скидку 20% на первый заказ.