Make, Zapier oder n8n: Was passt zur Firmenautomatisierung?

Sie haben ein Formular auf der Website, ein Rechnungsprogramm und ein Postfach, in das täglich Dutzende E-Mails fallen. Ein Teil dieser Arbeit lässt sich ohne Menschen erledigen, aber gleich stellt sich die Frage, worauf Sie das aufbauen. Am häufigsten fallen drei Namen: Make, Zapier und n8n.

In diesem Ratgeber vergleiche ich sie an drei typischen Automatisierungen eines kleinen Unternehmens. Sie bekommen eine Tabelle, wie viele Abrechnungseinheiten jede Automatisierung bei 1.000 und 10.000 Durchläufen verbraucht, und eine einfache Wahl für drei typische Situationen. Konkrete Preise nenne ich bewusst nicht: Preislisten ändern sich oft, deshalb bekommen Sie stattdessen eine Rechenformel, die Sie in die aktuelle Preisliste einsetzen.

Drei Automatisierungen, an denen ich die Werkzeuge vergleiche

Werkzeuge vergleicht man meist anhand der Funktionsliste. Mich interessiert, was eine konkrete Aufgabe kostet und wie sie funktioniert. Deshalb nehme ich drei Automatisierungen, die in kleinen Unternehmen am häufigsten vorkommen:

1. Formular → CRM → SMS. Jemand füllt das Formular aus, die Daten landen in einer Tabelle oder im CRM, und die Person erhält eine SMS zur Bestätigung. Eine Benachrichtigung für den Vertrieb wäre ein weiterer Schritt, den ich in der Tabelle weglasse.
2. Rechnung → Buchhaltung. Eine Eingangsrechnung kommt per E-Mail als PDF, die Automatisierung lädt die Datei herunter, liest die Daten aus und sendet sie an das Buchhaltungsprogramm oder in einen Ordner für die Buchhaltung. Seit 2026 werden Rechnungen der meisten polnischen Unternehmen im KSeF (Krajowy System e-Faktur, dem polnischen nationalen E-Rechnungssystem) ausgestellt, daher lassen sich die Daten meist leichter über das Buchhaltungsprogramm aus dem KSeF abrufen. Eine Automatisierung mit E-Mail und PDF ist dann vor allem bei Rechnungen aus dem Ausland und von den kleinsten Unternehmen nützlich, für die die KSeF-Pflicht ab dem 1. Januar 2027 gilt.
3. E-Mail → KI-Entwurf einer Antwort. Eine Angebotsanfrage geht im Postfach ein, die KI bereitet anhand Ihrer Preisliste den Entwurf einer Antwort vor, und Sie prüfen und senden ihn nur noch ab.

Jede besteht aus mehreren Schritten: einem Trigger (etwas passiert) und Aktionen (etwas wird getan). Wie das Werkzeug diese Schritte zählt, bestimmt die Rechnung stärker als der Preis des Tarifs selbst.

Wie jedes Werkzeug Vorgänge zählt

Das ist der wichtigste Unterschied, und in den Preislisten übersieht man ihn am leichtesten. Ich beschreibe ihn nach den Preislisten und Hilfeseiten der Anbieter (Stand: 20. Oktober 2026). Prüfen Sie vor dem Kauf die aktuelle Preisliste, denn die Anbieter ändern Bezeichnungen und Limits.

• Zapier zählt Tasks. Ein Task ist jeder erfolgreiche Aktionsschritt. Trigger, Filter, Pfade (Paths), Formatter und mit einem Fehler beendete Schritte zählen nicht, und manche KI-Schritte können mehr als einen Task verbrauchen. Eine einfache Automatisierung mit zwei Aktionen verbraucht also zwei Tasks pro Durchlauf.
• Make zählt Credits (bis zum 27. August 2025 hieß diese Einheit Operation). Jedes Modul im Szenario, einschließlich des Triggers, verbraucht in der Regel einen Credit pro Durchlauf. Router und Filter verbrauchen keine Credits, KI-Module über den Make AI Provider können je nach Zahl der Tokens mehr verbrauchen. Ein Szenario mit drei Modulen bedeutet drei Credits pro Durchlauf.
• n8n zählt in der Cloud-Version Ausführungen (Executions): Ein Durchlauf eines Workflows ist eine Ausführung, unabhängig von der Zahl der Schritte. Die kostenlose Community-Version auf dem eigenen Server hat kein Limit für Ausführungen, Sie zahlen für den Server. Der kostenpflichtige Tarif Business hat dagegen ein Limit für Ausführungen, obwohl er ebenfalls auf einem eigenen Server läuft.

Fazit: Je mehr Schritte eine Automatisierung hat, desto mehr lohnt sich n8n. Je einfacher die Automatisierung ist und je seltener sie läuft, desto kleiner wird dieser Unterschied.

Tabelle: Wie viele Einheiten Sie bei 1.000 und 10.000 Durchläufen verbrauchen

Ich nehme folgende Annahmen zur Zahl der Schritte. Das ist ein Beispiel, Ihr Ablauf kann mehr oder weniger davon haben:

• Automatisierung 1: Trigger (Formular), Eintrag im CRM, Versand einer SMS (3 Schritte),
• Automatisierung 2: Trigger (E-Mail mit Rechnung), Anhang herunterladen, Daten auslesen, Eintrag in der Buchhaltung (4 Schritte),
• Automatisierung 3: Trigger (E-Mail), Anfrage an die KI, Entwurf im Postfach speichern (3 Schritte).

Unten die Zahl der Abrechnungseinheiten nach den Regeln aus dem vorigen Abschnitt:

Wie rechnen Sie daraus die Kosten aus? Nehmen Sie die aktuelle Preisliste des gewählten Werkzeugs, suchen Sie den Tarif, der Ihre Zahl an Einheiten abdeckt, und notieren Sie den Preis. Zur Orientierung, nach den Preislisten vom 20. Oktober 2026: Der kostenlose Tarif von Zapier bietet 100 Tasks pro Monat, der kostenlose Tarif von Make 1.000 Credits und der günstigste kostenpflichtige Tarif von n8n Cloud (Starter) 2.500 Ausführungen. Bei einem Kontingent von 1.000 Einheiten pro Monat passt die Automatisierung „Formular → CRM → SMS“ zum Beispiel etwa 500-mal in Zapier, etwa 333-mal in Make und 1.000-mal in n8n hinein.

Der häufigste Fehler ist, Tarife anhand der Bezeichnung „1.000 Vorgänge“ zu vergleichen. Das ist in jedem Werkzeug nicht dieselbe Einheit und damit nicht dieselbe Menge Arbeit.

Die Tabelle geht davon aus, dass jeder Durchlauf eine Anfrage oder eine E-Mail betrifft und der Trigger sofort reagiert (z. B. per Webhook). Bei Make verbraucht ein Trigger, der nach Zeitplan das Postfach prüft, bei jeder Prüfung einen Credit, auch wenn er keine neue E-Mail findet. Eine Prüfung alle 15 Minuten sind rund 2.900 Credits pro Monat, bevor die Automatisierung irgendetwas tut. Zapier zählt für eine solche Prüfung keine Tasks. Der KI-Schritt in Automatisierung 3 kann dagegen in Zapier und Make mehr als eine Einheit kosten, je nachdem, wie Sie das Modell anbinden.

Kundendaten und DSGVO: Wo das läuft

Jede dieser Automatisierungen leitet personenbezogene Daten durch: Name, Telefonnummer, E-Mail-Text, Rechnungsdaten. Für Sie als Verantwortlichen heißt das, dass Sie wissen müssen, wo die Daten verarbeitet werden und ob Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter des Werkzeugs haben. Ich beschreibe den Stand vom 21. Oktober 2026 nach den Dokumenten der Anbieter. Das ist keine Rechtsberatung, lassen Sie bei Zweifeln den Auftragsverarbeitungsvertrag von einer Anwaltskanzlei oder dem Datenschutzbeauftragten prüfen.

• Make erlaubt die Wahl der Region des Rechenzentrums: EU oder USA. Sie wählen sie beim Anlegen der Organisation, und laut der Make-Hilfe lässt sie sich später nicht ändern, wählen Sie bei Kundendaten also gleich die EU. Selbst in der EU-Region wird ein Teil der KI-Funktionen (z. B. der Assistent Maia und die OpenAI-Modelle im Make AI Provider) in den USA verarbeitet. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) stellt Make zusammen mit den Nutzungsbedingungen bereit.
• Zapier speichert laut seiner Datenschutzseite Daten, auch personenbezogene Daten Ihrer Kundschaft, auf AWS-Servern in den USA und bietet keine ausschließliche Speicherung in der EU. Die Übermittlung in die USA stützt es auf die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, und sein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) enthält Standardvertragsklauseln. Zapier unterzeichnet keine Auftragsverarbeitungsverträge, die von der Kundschaft vorbereitet wurden.
• n8n speichert in der Cloud laut n8n-Preisliste Daten in der EU, auf Servern in Frankfurt. Sie können es auch auf einem eigenen Server in der EU aufsetzen, zum Beispiel auf einem VPS in Polen, Deutschland oder Finnland. Dann bleiben der Verlauf der Ausführungen und die Zugangsdaten zu Diensten auf Ihrem Server, auch wenn die Automatisierung selbst Daten weitergibt, z. B. an das CRM, das SMS-Gateway oder den KI-Anbieter. Das ist ein guter Weg, wenn die Automatisierung viele personenbezogene Daten verarbeitet oder Ihre Kundschaft Hosting in der EU verlangt.

Hinzu kommt noch ein Punkt: Steckt in der Automatisierung eine KI, gelangt der E-Mail-Text zum Anbieter des Modells. Über die Wahl des Anbieters und den Auftragsverarbeitungsvertrag schreibe ich im Ratgeber ChatGPT oder Gemini für Unternehmen. Kundendaten halte ich auch im Rahmen der Leistung Kundendaten in der EU bei mir in der EU, wenn das Projekt es verlangt.

Eigener n8n-Server: Lizenz und versteckte Kosten

n8n auf dem eigenen Server klingt wie eine kostenlose Automatisierung ohne Limits. In der Praxis stimmt das nur halb, prüfen Sie deshalb zwei Dinge.

Lizenz. Die n8n-Version für den eigenen Server (Community Edition) ist kostenlos, läuft aber unter der eigenen Lizenz von n8n (Sustainable Use License) und nicht unter einer klassischen Open-Source-Lizenz. Laut Lizenz-FAQ dürfen Sie sie im eigenen Unternehmen für eigene Prozesse nutzen und auch gegen Entgelt Workflows für Kunden bauen und betreiben, sofern die Kundschaft sie nicht selbst auf Ihrer Instanz erstellt oder bearbeitet. Ohne gesonderte Vereinbarung mit n8n dürfen Sie n8n dagegen nicht als Dienst bereitstellen, in dem die Kundschaft eigene Workflows baut, und auch keine Enterprise-Funktionen nutzen, die einen Lizenzschlüssel erfordern. Lesen Sie vor der Einführung den aktuellen Lizenztext, besonders wenn Sie Automatisierungen auch für Ihre eigene Kundschaft bauen.

Kosten außerhalb des Tarifpreises. Der Server kostet einige Dutzend PLN pro Monat, aber jemand muss:

• n8n und das System aktualisieren,
• Backups der Workflows und Daten anlegen,
• den Zugang absichern (Passwort, HTTPS, Beschränkung der Adressen),
• reagieren, wenn die Automatisierung nicht mehr läuft.

Wenn Sie niemanden mit solchen Aufgaben im Haus haben, rechnen Sie diese Zeit oder eine externe Betreuung in die Kosten ein.

Welches wählen: 3 Situationen

Situation 1: einige einfache Automatisierungen und keine IT-Fachkraft

Sie haben ein Formular, eine Tabelle und eine Bestätigung per E-Mail. Es gibt einige Hundert Durchläufe pro Monat, und die Daten sind vor allem Name und Telefonnummer. Wählen Sie Zapier oder Make in einem fertigen Cloud-Tarif. Die Automatisierung steht an einem Abend, und Sie müssen nichts installieren. Zapier ist zum Start meist einfacher, Make bietet bei umfangreichen Szenarien mehr Möglichkeiten.

Situation 2: viele Schritte, viele Durchläufe

Die Rechnungsautomatisierung hat vier, fünf Schritte und bekommt Tausende Dokumente. In Zapier und Make ist jeder Schritt eine Abrechnungseinheit, die Rechnung wächst also schnell. Hier lohnt sich n8n, in der Cloud oder auf dem eigenen Server, denn ein Durchlauf ist eine Ausführung, unabhängig von der Zahl der Schritte.

Situation 3: Kundendaten, DSGVO-Anforderungen und KI

Die Automatisierung liest E-Mails von Kundschaft, sendet den Inhalt an ein KI-Modell und speichert einen Entwurf. Personenbezogene Daten laufen durch mehrere Systeme. Hier ist n8n auf einem Server in der EU am besten, mit Kontrolle darüber, was Sie wohin senden. Bei solchen Einführungen empfiehlt sich eine Regel: Die KI bereitet den Entwurf vor, und ein Mensch sendet ihn ab.

Was Sie nicht automatisieren sollten und welche Fehler Unternehmen machen

Automatisierung ist nicht immer sinnvoll. Prüfen Sie Folgendes, bevor Sie etwas bauen:

• Ein Prozess, den Sie nicht beschreiben können. Wenn die Leute im Unternehmen ihn auf vier verschiedene Arten erledigen, legen Sie zuerst eine einheitliche fest.
• Eine Aufgabe, die dreimal im Monat anfällt. Aufbau und Überwachung der Automatisierung kosten mehr Zeit als die Handarbeit.
• Versand ohne Kontrolle. Die Automatisierung kann einen falschen Betrag, einen falschen Termin oder eine Antwort auf Spam senden. Lassen Sie anfangs einen Menschen freigeben.
• Keine Fehlerbenachrichtigung. Eine Automatisierung, die stillschweigend ausgefallen ist, ist schlimmer als keine. Richten Sie einen Alarm an eine E-Mail-Adresse ein.
• Keine Dokumentation. Halten Sie fest, was die Automatisierung tut, wo die Passwörter liegen und wer sie überwacht.

Soll Ihre Automatisierung SMS versenden (Bestätigungen, Erinnerungen, Codes), binde ich das Gateway in der Leistung SMS API an, samt Nachrichtenvorlagen. Für Automatisierungen mit KI in Unternehmensprozessen, von Angeboten bis zur Gesprächsbearbeitung, gibt es KI im Unternehmen einführen.

Zusammenfassung

Für einige einfache Automatisierungen wählen Sie Zapier oder Make in der Cloud, bei vielen Schritten, vielen Durchläufen und Kundendaten erwägen Sie n8n, am besten auf einem Server in der EU. Bevor Sie etwas kaufen, zählen Sie die Abrechnungseinheiten nach der Tabelle und prüfen Sie die aktuelle Preisliste sowie die Lizenz.

Wenn Sie lieber möchten, dass ich so eine Automatisierung baue und teste, sehen Sie sich die Prozessautomatisierung an: Einen Prozess setze ich ab 1.490 PLN netto um. Schreiben Sie mir, beschreiben Sie, was Sie heute von Hand tun, und innerhalb von 24 Stunden erhalten Sie ein Angebot und einen Vorschlag für das Werkzeug.