Strona dla pensjonatu: rezerwacje bez prowizji portali

Gość, który znalazł Twój pensjonat na portalu rezerwacyjnym, płaci za pobyt, ale część tej kwoty zostaje u pośrednika. Przy pierwszym pobycie to rozsądna cena za nowego klienta. Gorzej, gdy ten sam gość wraca co roku, a prowizja za każdym razem znika z Twojego wyniku.

W tej poradzie pokazuję, co musi mieć strona dla pensjonatu i gospodarstwa agroturystycznego, żeby goście rezerwowali bezpośrednio: cennik sezonowy, zadatek i regulamin, kalendarz bez podwójnych rezerwacji i widoczność w Google. Opisuję też nowe zasady opłaty miejscowej, które zaczną obowiązywać 1 stycznia 2027 r. Na Mazurach, gdzie pracuję, wiele obiektów przygotowuje sezon właśnie zimą: zdjęcia z lata już są, a zapytania o majówkę i wakacje dopiero przed nimi.

Ile kosztuje gość z portalu

Prowizja portalu zależy od umowy. W Booking.com jej wysokość znajdziesz w umowie z portalem i w zestawieniach w panelu dla obiektów. Airbnb w centrum pomocy podaje, że w modelu, w którym całą opłatę serwisową płaci gospodarz, większość gospodarzy płaci 15,5% (stan na 30.10.2026 r.). Przy tygodniowym pobycie za 2 000 zł to 310 zł dla platformy.

Policz to u siebie w trzech krokach:

1. Zsumuj prowizje zapłacone portalom w ostatnim sezonie (są w zestawieniach w panelu).
2. Sprawdź, ilu gości było u Ciebie wcześniej albo przyjechało z polecenia. To oni najłatwiej przejdą na rezerwację bezpośrednią.
3. Porównaj tę kwotę z kosztem strony i systemu rezerwacji rozłożonym na kilka sezonów.

Ważna rzecz, o której łatwo zapomnieć. Od 14 listopada 2024 r. Booking.com jako tzw. strażnik dostępu według unijnego aktu o rynkach cyfrowych (DMA) musi pozwalać obiektom oferować lepsze ceny i warunki w innych kanałach, także na własnej stronie. Komisja Europejska w materiale z 28 września 2026 r. dodaje, że ceny z innych kanałów nie są brane pod uwagę w domyślnym rankingu ofert na Booking.com. Możesz więc dać gościom z własnej strony coś więcej: niższą cenę, późne wymeldowanie albo śniadanie w cenie.

Nie namawiam do rezygnacji z portali. Przyprowadzają gości, którzy o Tobie jeszcze nie słyszeli. Strona ma przejąć tych, którzy już Cię znają, wracają albo szukają Cię po nazwie.

8 elementów, które musi mieć strona pensjonatu

1. Pokoje z cenami sezonowymi. Każdy pokój albo domek na osobnej karcie: zdjęcia, metraż, liczba łóżek, łazienka, widok. Pod spodem tabela cen: sezon wysoki i niski, długie weekendy, minimalna liczba nocy.
2. Kalendarz dostępności. Gość od razu widzi wolne terminy, zamiast pisać „czy jest coś w sierpniu?” i czekać na odpowiedź.
3. Zapytanie albo rezerwacja z zadatkiem. O wyborze piszę w następnej sekcji.
4. Galeria. Prawdziwe zdjęcia pokoi, łazienek, śniadań, ogrodu i okolicy, także zimą, jeśli działasz cały rok. Nie wstawiaj gotowych fotografii z internetu, bo gość porówna je z opiniami.
5. Atrakcje okolicy. Jezioro, szlaki, wypożyczalnia kajaków, restauracje i odległości w minutach. Taka treść przyciąga osoby, które szukają noclegu blisko konkretnego miejsca.
6. Regulamin. Godziny zameldowania i wymeldowania, zadatek i odwołanie rezerwacji, zwierzęta, cisza nocna.
7. Opłata miejscowa. Jeśli Twoja gmina ją pobiera, podaj pod cennikiem stawkę za osobę za noc. Szczegóły niżej.
8. Dojazd i kontakt. Mapa, wskazówki dla nawigacji (na przykład „ostatni odcinek drogą gruntową”), parking i telefon do kliknięcia na komórce.

Jeśli przyjmujesz gości z zagranicy, dołóż wersję językową z osobnymi adresami dla każdego języka. Stronę z panelem, w którym samodzielnie zmienisz ceny i zdjęcia, robię w ramach usługi Strona firmowa pod klucz, od 4 900 zł netto.

Zapytanie czy rezerwacja z zadatkiem

Najprostsza wersja to formularz zapytania: gość wybiera termin i pokój, a Ty potwierdzasz mailem i podajesz numer konta. Wystarczy przy kilku pokojach, jeśli odpisujesz szybko. Wygodniejsza jest rezerwacja z wpłatą online: gość płaci zadatek BLIK-iem albo kartą, a termin od razu znika z kalendarza.

Gotowy system rezerwacji wdrażam od 990 zł netto, a własny od 4 900 zł netto. Płatności online podpinam od 490 zł netto na gotowym CMS albo od 1 490 zł netto na własnym kodzie.

Zadatek a zaliczka

Te słowa często są używane zamiennie, a znaczą co innego. Zadatek opisuje art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeśli umowa nie stanowi inaczej, a gość nie wykona umowy, możesz od niej odstąpić i zadatek zatrzymać. Jeśli to Ty nie wykonasz umowy, gość może żądać kwoty dwukrotnie wyższej niż wpłacony zadatek. Gdy pobyt się odbędzie, zadatek zalicza się na poczet ceny. Zaliczki Kodeks cywilny osobno nie definiuje i co do zasady wraca ona do gościa, gdy umowa nie zostanie wykonana.

Dwie praktyczne rady. W regulaminie i w potwierdzeniu rezerwacji używaj konsekwentnie jednego słowa: „zadatek” albo „zaliczka”. Zasady odwołania, na przykład do kiedy oddajesz wpłatę w całości, zapisz wprost, bo art. 394 dopuszcza odmienne ustalenia w umowie.

Gość, który rezerwuje przez internet nocleg na konkretne dni, nie ma 14 dni na odstąpienie od umowy. Wyłącza to art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta dla usług zakwaterowania, jeśli w umowie oznaczono dzień lub okres pobytu. O tym, co dzieje się przy odwołaniu, decyduje więc głównie Twój regulamin. Przed rezerwacją pokaż też łączną cenę i wszystkie dodatkowe opłaty, na przykład za sprzątanie czy zwierzę.

Formularz rezerwacji i RODO

Pytaj tylko o to, czego potrzebujesz: imię i nazwisko, e-mail, telefon, termin i liczbę osób. Pod formularzem daj link do informacji o przetwarzaniu danych (art. 13 RODO): kto jest administratorem, w jakim celu przetwarzasz dane i jak długo je przechowujesz. Dane do rezerwacji przetwarzasz w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), więc nie potrzebujesz na to zgody. Osobna zgoda jest potrzebna dopiero na wysyłanie ofert e-mailem lub SMS-em.

Opłata miejscowa od 1 stycznia 2027 r.

To największa zmiana na sezon 2027. W Dzienniku Ustaw ogłoszono ustawę z 18 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1354), która zmienia zasady opłaty miejscowej. Do końca 2026 r. obowiązują dotychczasowe przepisy, a od 1 stycznia 2027 r.:

• Opłatę pobiera obiekt. Płatnikiem jest podmiot świadczący usługi zakwaterowania. Ustawa obejmuje też pokoje gościnne wynajmowane przez rolników w gospodarstwach rolnych, czyli typową agroturystykę.
• Stawka jest za noc. Najwyżej 5,00 zł za noc, a w obszarze ochrony uzdrowiskowej 5,50 zł. Opłata uzdrowiskowa może wynieść do 6,86 zł za noc.
• Rada gminy decyduje w uchwale, w których miejscowościach opłata obowiązuje i w jakiej wysokości. Może różnicować stawki, na przykład według rodzaju obiektu, części roku czy długości pobytu. Dotychczasowe uchwały o opłacie miejscowej tracą moc, więc stawkę na 2027 r. sprawdź w nowej uchwale swojej gminy.
• Obowiązki płatnika: potwierdzenie wpłaty dla gościa, rejestr prowadzony osobno dla każdego obiektu (m.in. imię, nazwisko i adres gościa, liczba nocy, pobrana kwota), a do 15. dnia następnego miesiąca informacja dla gminy i wpłata pobranych kwot. Za terminowe wpłaty przysługuje Ci wynagrodzenie: 10% pobranych opłat, chyba że gmina ustali więcej.
• Zwolnienia obejmują m.in. dzieci i młodzież szkolną w zorganizowanych grupach z opiekunami, osoby ze znacznym stopniem niepełnosprawności z jedną osobą towarzyszącą oraz pobyty dłuższe niż 29 nocy z rzędu.

Co to oznacza dla strony? Pod cennikiem dopisz zdanie w rodzaju: „Do ceny doliczamy opłatę miejscową według uchwały Rady Gminy: X zł za osobę za noc”. System rezerwacji może liczyć ją automatycznie, a adres gościa do rejestru uzupełnisz przy zameldowaniu. To nie jest porada prawna ani podatkowa: opisuję stan przepisów na 3 listopada 2026 r., a szczegóły rozliczeń potwierdź w urzędzie gminy.

Jeden kalendarz dla strony i portali

Gdy sprzedajesz pokoje jednocześnie na stronie, w Booking.com i w Airbnb, największym ryzykiem jest podwójna rezerwacja. Masz dwa rozwiązania:

• Synchronizacja kalendarzy przez iCal. Portal daje link do eksportu kalendarza, a system na stronie go importuje, i odwrotnie. To proste, ale działa z opóźnieniem: Airbnb podaje, że importowany kalendarz aktualizuje się automatycznie co 3 godziny.
• Channel manager, czyli program, który na bieżąco przesyła dostępność i ceny do wszystkich kanałów. Kosztuje abonament, ale ma sens przy większej liczbie pokoi i kanałów sprzedaży.

Zasada jest ta sama, którą opisałem w poradzie Booksy czy własna strona: jeden kalendarz jest źródłem prawdy. Rezerwacje przyjęte przez telefon też wpisujesz od razu do niego, a nie do zeszytu.

Google: Profil Firmy i bezpłatne linki rezerwacji

Wielu gości zaczyna od wpisania w Google nazwy miejscowości i słowa „noclegi” albo od Map Google. Dlatego uzupełniony Profil Firmy w Google jest równie ważny jak sama strona: trafna kategoria, aktualne zdjęcia, link do strony, telefon i odpowiedzi na opinie.

W wynikach dla noclegów Google pokazuje też ceny z różnych serwisów. Obok portali może się tam pojawić Twoja oficjalna strona dzięki bezpłatnym linkom rezerwacji. Google w pomocy do bezpłatnych linków rezerwacji pisze, że za kliknięcia w nie nie płacisz. Ceny i dostępność muszą jednak trafiać do Google na bieżąco. Jeśli korzystasz z systemu rezerwacji, Twój dostawca może już być połączony z Google i ustawić linki za Ciebie. Przed wyborem systemu zapytaj więc dostawcę, czy współpracuje z Google i czy obsłuży Twój rodzaj obiektu.

Plan na zimę: lista kontrolna

1. Wyciągnij z paneli portali sumę prowizji za ostatni sezon.
2. Zrób listę stałych gości i zapytaj, czy wolą rezerwować bezpośrednio.
3. Przygotuj cennik sezonowy i regulamin z jasnymi zasadami zadatku i odwołania.
4. Sprawdź w urzędzie gminy, czy od 2027 r. obowiązuje u Ciebie opłata miejscowa i w jakiej wysokości.
5. Wybierz system rezerwacji, który synchronizuje kalendarz z portalami.
6. Podłącz płatność zadatku online i przetestuj całą rezerwację własnym telefonem.
7. Uzupełnij Profil Firmy w Google i zapytaj dostawcę systemu o bezpłatne linki rezerwacji.
8. W pokojach zostaw kartkę z adresem strony i kodem QR, żeby gość wiedział, gdzie zarezerwować następny pobyt.

Podsumowanie

Portale przyprowadzają nowych gości, a własna strona pozwala zatrzymać tych, którzy już Cię znają, bez prowizji od każdego kolejnego pobytu. Przed sezonem 2027 przygotuj cennik, regulamin z zadatkiem, jeden kalendarz dla wszystkich kanałów i informację o opłacie miejscowej według nowych przepisów. Jeśli chcesz policzyć to dla swojego obiektu, napisz do mnie: wycenę przygotuję w 24 godziny, a nowi klienci dostają 20% rabatu na pierwsze zlecenie.