Co musi być na stronie internetowej firmy: NIP, KRS, RODO

Właściciele małych firm często pytają, co musi być na stronie internetowej firmy, żeby nie narobić sobie kłopotów. Odpowiedź zależy od formy działalności i od tego, co robi strona: czy tylko pokazuje ofertę, czy zbiera dane z formularza, czy sprzedaje.

W tej poradzie dostajesz listę kontrolną, którą przejdziesz w pół godziny. Dowiesz się, jakie dane firmy podać w stopce, kiedy potrzebna jest polityka prywatności i regulamin oraz co sprawdzić u prawnika. To nie jest porada prawna ani podatkowa, a opisuję stan na 31 października 2026 r.

Krok 1: ustal, jaką stroną jest Twoja strona

Od tego zależy cały zakres. Odpowiedz sobie na cztery pytania:

1. Czy strona ma formularz kontaktowy, zapisy lub rezerwacje?
2. Czy sprzedajesz przez nią produkty lub usługi i przyjmujesz płatności?
3. Czy ładują się na niej narzędzia zewnętrzne: statystyki, piksele reklamowe, czat, mapy?
4. Czy masz konta użytkowników albo newsletter?

Im więcej odpowiedzi „tak”, tym więcej dokumentów. Sama wizytówka bez formularza ma najkrótszą listę. Sklep ma najdłuższą.

Krok 2: dane firmy w stopce

Każdy usługodawca świadczący usługi drogą elektroniczną ma obowiązek podać dane identyfikujące: adres e-mail, imię i nazwisko albo nazwę (firmę) oraz adres. Wynika to z art. 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Do tego firma, która oferuje przez stronę towary lub usługi, podaje w ofercie co najmniej firmę, NIP oraz siedzibę albo adres (art. 20 ust. 3 Prawa przedsiębiorców). Aktualne teksty ustaw znajdziesz w bazie ISAP na isap.sejm.gov.pl.

W praktyce w stopce i na stronie Kontakt umieszczasz:

• nazwę firmy w pełnym brzmieniu,
• adres siedziby (lub miejsca prowadzenia działalności),
• NIP,
• e-mail i telefon do kontaktu,
• numer KRS, jeśli firma jest wpisana do KRS (spółki kapitałowe muszą go podać, patrz krok 3).

Dla jednoosobowej działalności (JDG) zwykle wystarczy imię i nazwisko z nazwą firmy, adres, NIP i dane kontaktowe. Art. 5 nie wymaga podawania wpisu do CEIDG. Jeśli jednak sprzedajesz konsumentom na odległość, przed zawarciem umowy informujesz ich także o organie, który zarejestrował działalność, i numerze wpisu (art. 12 ustawy o prawach konsumenta). W JDG najczęściej podaje się wtedy wpis do CEIDG i NIP.

Krok 3: sp. z o.o. i inne spółki podają więcej

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma dodatkowe wymagania. Art. 206 Kodeksu spółek handlowych dotyczy m.in. oznaczeń na pismach i stronach internetowych. Według niego na stronie spółki powinny się znaleźć:

Najprościej zrobić to jedną linijką w stopce. Dane przepisz dokładnie z aktualnego odpisu z KRS, a nie z pamięci: nazwa, adres i kapitał zmieniają się częściej, niż się wydaje. Sp. z o.o. podaje wysokość kapitału zakładowego, a jeśli należy do grupy spółek, także jej oznaczenie. Spółka założona przez internet na wzorcu umowy (S24), która nie pokryła jeszcze kapitału, dopisuje, że wymagane wkłady nie zostały wniesione. Podobne obowiązki mają spółka akcyjna (art. 374 KSH, tam także kapitał wpłacony), prosta spółka akcyjna i spółka komandytowo-akcyjna. Spółek jawnych, partnerskich i komandytowych te przepisy nie obejmują, ale podają one dane z kroku 2.

Krok 4: polityka prywatności i klauzula RODO

Gdy zbierasz dane osobowe, a formularz kontaktowy to robi, musisz poinformować osobę m.in. o tym, kto jest administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzasz dane, jak długo je przechowujesz i jakie ma prawa, w tym prawo skargi do Prezesa UODO. Wynika to z art. 13 RODO. Oficjalne wyjaśnienia znajdziesz na uodo.gov.pl.

Zrób to w dwóch miejscach:

1. Krótka klauzula pod formularzem, widoczna przed kliknięciem „Wyślij”.
2. Pełna polityka prywatności pod osobnym adresem, do której klauzula prowadzi linkiem.

Przykład krótkiej klauzuli do dostosowania:

Administratorem Twoich danych jest [nazwa firmy], [adres]. Przetwarzamy je, żeby odpowiedzieć na Twoją wiadomość. Szczegóły i informacje o Twoich prawach znajdziesz w [polityce prywatności].

W polityce opisz prawdziwe narzędzia: gdzie trzymasz dane, kto je przetwarza (hosting, poczta, system rezerwacji, czat) i jak długo je przechowujesz. Gdy dane klientów mają leżeć na serwerze w UE, zajmuję się tym w usłudze Dane klientów w UE.

Krok 5: cookies i narzędzia zewnętrzne

Jeśli na stronie działają statystyki, piksele reklamowe albo wstawione mapy, które zapisują lub odczytują pliki na urządzeniu użytkownika (np. cookies), zwykle potrzebujesz jego zgody wyrażonej po jasnej informacji o celu. Reguluje to art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, obowiązujący od 10 listopada 2024 r. Bez zgody mogą działać tylko pliki niezbędne do usługi, o którą prosi użytkownik, np. koszyka w sklepie.

Praktyczne zasady:

• narzędzia analityczne i reklamowe nie ładują się przed zgodą,
• odmowa jest równie łatwa jak zgoda,
• polityka cookies wymienia faktycznie używane narzędzia.

Szczegóły techniczne opisałem w poradzie o banerze cookies i Consent Mode v2.

Krok 6: regulamin, gdy sprzedajesz lub dajesz konto

Sklep internetowy musi mieć regulamin, a klient musi móc go przeczytać przed złożeniem zamówienia (art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Regulamin potrzebny jest też, gdy oferujesz usługę elektroniczną: konto, newsletter, rezerwację online.

W sklepie z konsumentami sprawdź:

• dane sprzedawcy i sposób kontaktu,
• cenę brutto, koszt dostawy i formy płatności,
• informację o odstąpieniu od umowy i wzór formularza z załącznika nr 2 do ustawy o prawach konsumenta,
• reklamacje i odpowiedzialność za zgodność towaru z umową (w umowach z konsumentami od 2023 r. zastąpiła rękojmię),
• przy obniżce ceny: najniższą cenę z 30 dni przed obniżką (Omnibus).

Te elementy pokrywa Audyt zgodności sklepu od 1 290 zł netto. Sprawdzam w nim m.in. dane producenta, Omnibus i odstąpienie od umowy online. Treść regulaminu jako dokumentu prawnego powinien jednak sprawdzić prawnik.

Krok 7: dostępność i deklaracja

Deklarację dostępności muszą publikować podmioty publiczne. Część firm, np. sklepy internetowe sprzedające konsumentom, musi natomiast spełniać wymogi europejskiego aktu o dostępności i opisać w regulaminie, jak usługa je spełnia. Mikroprzedsiębiorcy świadczący usługi są z tego zwolnieni. Czy dotyczy to Ciebie, zależy od branży i wielkości firmy, więc nie rozstrzygam tego jednym zdaniem. Kogo obowiązuje akt od 28 czerwca 2025, opisuję w poradzie o dostępności stron.

Szybka lista kontrolna

• [ ] W stopce są nazwa, adres, NIP i kontakt.
• [ ] Spółka z o.o. lub akcyjna podaje też sąd rejestrowy, KRS i kapitał.
• [ ] Pod formularzem jest klauzula RODO z linkiem do polityki.
• [ ] Polityka prywatności opisuje prawdziwe narzędzia i dostawców.
• [ ] Narzędzia analityczne ładują się dopiero po zgodzie.
• [ ] Sklep lub usługa online ma regulamin dostępny przed zamówieniem.
• [ ] Sprawdzone, czy firmę obejmują przepisy o dostępności.
• [ ] Dokumenty obejrzał prawnik.

Braki techniczne, jak brak HTTPS, błędy poczty i dostępności, wyłapiesz w darmowym narzędziu Zbadaj stronę. Łączy pomiar szybkości Google z ponad 30 testami, a wynik pokazuje w ciągu 30 sekund.

Podsumowanie

Na stronie firmy muszą być dane identyfikujące firmę, a przy formularzu klauzula RODO i polityka prywatności. Spółka dodaje dane z KRS, a sklep regulamin. Zdarza się, że lista okaże się dłuższa, niż zakładasz, więc przejdź ją raz i zapisz w kalendarzu coroczny przegląd.

Gdy chcesz, żebym uporządkował stronę technicznie, napisz do mnie. Odpowiadam w 24 godziny, a nowi klienci dostają 20% rabatu na pierwsze zlecenie. Pamiętaj: to nie jest porada prawna ani podatkowa, a stan opisałem na 31 października 2026 r. Teksty dokumentów zawsze potwierdź u prawnika.